Edorta Gorria

Algunos datos relevantes sobre el excesivo consumo de papel y del gasto en impresión, dan la voz de alarma en las empresas que deben apuntar a un nuevo modelo de "oficina sin papeles". 

Entre ellos destaca que: 

— Tendemos a imprimir más de lo que necesitamos. El consumo de papel crece en España a un ritmo del 6% anual. Las nuevas tecnologías (Internet, correo electrónico,..) incrementan las fuentes de información y aumentan la cantidad de documentos que acabamos compartiendo e imprimiendo
— El 97% de las empresas no sabe cómo reducir el gasto innecesario en impresión.
— El gasto generado por la impresión de documentos representa alrededor de un 5% de la cifra total de negocio de la empresa
— Muchas empresas destinan a los consumibles hasta 3 y 4 veces el precio de los equipos de impresión. 

La optimización de los entornos de impresión del sector bancario requieren un cambio cultural hacia un modelo de gestión que incluya la definición de una política de impresión por parte de los bancos en base a sus necesidades. Es la principal conclusión de un estudio recientemente realizado entre las principales entidades financieras españolas por Kyocera, del cual se desprende que también es necesario formalizar los procesos internos de digitalización de archivos para reducir los costes operativos de impresión. 

Según los responsables de sistemas de estas entidades, existe un importante reto para reducir el volumen de papel impreso tanto interna como externamente en las oficinas. Gran parte del problema radica en que no está totalmente implantada una cultura de ahorro de papel entre los empleados. A esto hay que añadir que los clientes están acostumbrados a tener sus recibos y sus documentos en papel, lo que genera un gasto innecesario. 

Pese a que el sector está haciendo un importante esfuerzo para sustituir por extractos digitales la actual correspondencia en papel, así como en digitalizar muchos de sus documentos, lo cierto es que el cambio se está desarrollando lentamente debido a que la Administración y diferentes trámites burocráticos siguen exigiendo la impresión en papel de los documentos. 

Asimismo, las entidades bancarias se encuentran en un periodo de transición que les obliga a simultanear plataformas tradicionales con las tecnológicas, lo que ralentiza este proceso de cambio; algo difícil de lograr cuando los usuarios no están muy familiarizados con la tecnología.

Outsourcing para impulsar el ahorro en el sector
Algunas de las soluciones para reducir estos costes marginales de impresión innecesarios pasan por recurrir al outsourcing, descentralizar los sistemas de impresión y delegar estos servicios en empresas especializadas. Además supone un importante beneficio para los empleados que no tienen que perder tiempo en realizar tareas no asociadas a su negocio, como cargar papel, llamar al servicio técnico, etc. 

Ante las necesidades de gestión documental que plantea el sector bancario, Kyocera, ha decidido impulsar y desarrollar especialmente los servicios de consultoría documental y de costes. "El sector requiere de la externalización de estos servicios para reducir los costes indirectos. A través de las soluciones de gestión de impresión documental, no solo se consigue controlar de forma efectiva todos los documentos de la empresa, sino que se optimizan los procesos de trabajo reduciéndose los costes operativos". Son palabras de Edorta Gorría, Jefe de Mercado Sector Privado de Kyocera que resalta además la importancia "de tener un acceso más rápido a los documentos gracias a las soluciones de gestión de la impresión documental, que reducen las tareas de mantenimiento manuales y tienen un control absoluto sobre la seguridad de los datos, agilizándose la operativa interna y con ello las contrataciones".