La factura electrónica moderniza y optimiza los sistemas de la gestión empresarial. A menos de un año de su obligatoriedad para algunas empresas, asistimos a su "popularización". (F&B, 132, septiembre 2008)

El telón empieza a subir en el escenario que tendrá como protagonista a la factura electrónica. A principios de 2009, las grandes compañías de servicios, entre otras, tendrán que comenzar a utilizarla. Un poco más tarde, en noviembre de 2010, el resto de las empresas españolas tendrán la obligación de facturar electrónicamente. A priori puede parecer que se trata de una imposición normativa más que plantea nuevos gastos contra la cuenta de resultados de las compañías, pero no es así, se trata de una excelente oportunidad para que las empresas se modernicen y puedan optimizar sus sistemas de gestión y mejorar así su productividad. Hasta el momento, el gobierno ha invertido a través de su programa AvanzaPyme más de 11 millones de euros tratando de impulsar el uso de la facturación electrónica entre los tres millones de empresas que forman el tejido empresarial español. España está entre los países más avanzados en digitalización certificada gracias a la política de firma electrónica que permite validar cualquier documento electrónico y es pionera en normativa y en la promoción de la facturación electrónica en Europa donde lidera los talleres de trabajo en el CEN (Comité Europeo de Normalización).



"Ahorro Verde"
Según datos estimados por el Ministerio de Industria, en España se realizan alrededor de 4.500 facturas con un gasto total anual de 9.000 millones de hojas de papel. Si calculamos que el coste unitario por la factura tradicional asciende a 3,48 euros (2,78 euros en el proceso de recepción y 0,76 en el de emisión), mientras que la factura electrónica tiene un coste de 0,15 euros (0,9 euros en el proceso de recepción y 0,6 euros en el de emisión), el uso de la factura electrónica podría ahorrar potencialmente a las empresas españolas 15.000 millones de euros anuales lo que supone el 1,5 % del Producto Interior Bruto (PIB). Los Estados miembros de la Unión Europea se han comprometido a lograr mayor eficiencia y a reducir sustancialmente la carga administrativa de aquí a 2010 gracias al uso de las nuevas tecnologías y calculan que, para las administraciones públicas europeas, el ahorro puede llegar a suponer 300.000 millones de euros al año.

Para conseguir este objetivo, en España es la Ley 56/2007 sobre las Medidas de Impulso para el Desarrollo de la Sociedad de la Información, la que se enmarca en el conjunto de estas medidas que constituyen el Plan 2006-2010 para el desarrollo de la Sociedad de la Información y de convergencia con Europa y entre Comunidades Autónomas y Ciudades Autónomas. Como ya veremos más adelante, el Plan Avanza, que fue aprobado por el Gobierno en noviembre de 2005, preveía entre sus medidas la adopción de una serie de iniciativas normativas orientadas a eliminar las barreras existentes a la expansión y uso de las tecnologías de la información y de las comunicaciones y a garantizar de esta manera los derechos de los ciudadanos en la nueva sociedad de información. La Ley, por una parte, introducía una serie de innovaciones normativas en materia de facturación electrónica y de refuerzo de los derechos de los usuarios y, por otra parte, acometía las modificaciones necesarias en el ordenamiento jurídico para promover el impulso de la sociedad de la información. Como consecuencia de este marco legal, es el momento idóneo para que empecemos a familiarizarnos con la facturación electrónica.

Aspectos de la Legislación
La Ley 30/2007 de Contratos del Sector Público en su disposición final novena, establece que la factura electrónica será obligatoria en todos los contratos del Sector Publico Estatal a principios del 2009.

Además las empresas con más de 100 trabajadores o un volumen de operaciones mayor a 6.010.121 euros, estarán obligadas desde 28 Diciembre de 2008 a disponer de un canal para tramitar, mediante el uso de Certificados Digitales reconocidos, la contratación electrónica, las presentaciones de quejas y reclamaciones y el ejercicio de sus derechos de LOPD.

La Ley también obligará a las empresas de sectores como compañías dedicadas al suministro de electricidad, agua y gas, telecomunicaciones, entidades financieras, aseguradoras, grandes superficies, transportes y agencias de viaje a facilitar un medio de interlocución telemática a los usuarios de sus servicios que cuenten con certificados reconocidos de firma electrónica.

¿Qué es la factura electrónica?
La factura electrónica es un documento electrónico que cumple con los requisitos legales y reglamentarios exigibles a las facturas y que, garantiza la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido. La factura electrónica fomenta que las instituciones dejen atrás las facturas en papel y las reemplacen por una versión electrónica de un documento tributario generado electrónicamente, que tiene la misma validez tributaria que la tradicional y registra las operaciones. Todo el ciclo de la facturación puede ser administrado en forma electrónica y en toda factura se debe agregar también el impuesto de valor añadido (I.V.A), en aquellos países en los que se usa esta forma de impuesto.

Al margen de que la facturación electrónica provenga de imposiciones legislativas, lo cierto es que la mayor parte de las empresas la están adoptando por sus ventajas al ahorrar costes de envío y tramitación, y hacer más fluidos los cobros y pagos. Además estas empresas aparecen como empresas modernas y eficientes, y el mero uso de esta práctica se identifica como un indicador de calidad y fiabilidad empresarial.

Ventajas de la factura electrónica
El uso de la factura electrónica aporta importantes beneficios a las empresas que lo utilizan. Entre éstas estacamos las siguientes:

> Ahorro de costes, tanto por parte del emisor como del receptor, que se deriva de la supresión del papel, del abaratamiento de los medios de comunicación electrónicos (en contraposición a los medios tradicionales de envío postal),de la eliminación de los gastos de franqueo, y de los gastos derivados de la introducción manual de datos entre otros
> Mejora de la eficiencia ya que libera de tareas administrativas permitiendo destinar los recursos humanos a aspectos más productivos de las compañías.
> Optimización de la tesorería gracias a la automatización que permite cuadrar los apuntes contables y comparar documentos (albarán / factura), minimizando a la vez el margen de error humano.
> Obtención de información en tiempo real que permite verificar el estado en el que se encuentra una factura y toda su información asociada (errores, rectificaciones, cobros, pagos, recepción de mercancías, albaranes, …) de forma exacta y actual.
> Reducción de tiempos de gestión. La inmediatez del envío y de la recepción de facturas por medios telemáticos convierte este trámite en un elemento que deja de tener sentido. Además, permite solucionar las discrepancias en muy poco tiempo.
> Agilidad en la toma de decisiones: la inmediatez de las comunicaciones permite adoptar decisiones, como la necesidad de financiación, en un periodo más corto de tiempo.
> Control de acciones erróneas: a través de sistemas de alertas que detectan discrepancias entre operaciones de contabilidad y facturación o en la aplicación de tipos erróneos.
> Uso eficaz de recursos financieros: la adopción de la factura electrónica favorece el acceso a medios de financiación como el factoring o el confirming.

Obligaciones legales para el expedidor y el destinatario
Entre el expedidor deberá haber consentimiento que podrá formularse de forma expresa por cualquier medio, verbal o escrito según consta en el artículo 2 de la Orden 962/2007, de 10 de abril.

Además el expedidor deberá crear la factura mediante una aplicación informática, con los contenidos obligatorios mínimos requeridos incluyendo la firma electrónica reconocida para remitirlo de forma telemática al destinatario y deberá conservar las copias o matrices de la misma según obliga el artículo 1 del RD 1496/2003.

En este sentido, se entiende por matriz de la factura el conjunto de datos, tablas, base de datos o sistemas de ficheros que contienen todos los datos reflejados en las facturas junto a los programas que permitieron la generación de las facturas.
El expedidor deberá también contabilizar y anotar los registros del IVA y conservar las facturas durante el periodo de prescripción garantizando la accesibilidad completa a las mismas mediante la visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga en línea. Ésta se trata de una obligación inherente a la conservación de las facturas por medios electrónicos que el legislador denomina acceso completo a datos, tratando de facilitar la auditoría e inspección de las facturas electrónicas.
Por su parte el destinatario de la factura deberá asegurarse de la legibilidad en el formato original así cómo de los datos asociados, y deberá verificar la firma electrónica. A diferencia del emisor, al que se permite construir la factura desde la matriz, el destinatario debe conservar los originales firmados durante el periodo de prescripción. Así mismo tendrá la obligación de contabilizar la misma y realizar las anotaciones en los registros del IVA y al igual que el expedidor deberá gestionarlas garantizando la accesibilidad completa a ellas en los términos que fija la normativa.

Tanto expedidor como destinatario pueden subcontratar a un tercero la gestión de todos estos procedimientos sin perder en ningún momento su responsabilidad directa en el cumplimiento de todas estas obligaciones.

Requisitos obligatorios de la factura
Como requisito de todas las facturas independientemente de cómo se transmitan, en papel o en formato electrónico, el artículo 6 del RD 1496/2003 que regula el contenido de una factura establece que los campos obligatorios de una factura son:

— Núm. Factura
— Fecha expedición
— Razón Social emisor y receptor
— NIF emisor y "receptor"
— Domicilio emisor y receptor
— Descripción de las operaciones (base imponible)
— Tipo impositivo
— Cuota tributaria
— Fecha prestación del servicio (si distinta a expedición)



Plan Avanza: soluciones para la PYME
La Dirección General de Desarrollo de la Sociedad de la Información del Ministerio de Industria, Comercio y Turismo ha impulsado una línea de subvenciones para la realización de proyectos y actuaciones de desarrollo e incorporación de soluciones de negocio y facturación electrónicos adaptadas a las necesidades de las pequeñas y medianas empresas para que, de forma progresiva, éstas vayan incorporando las tecnologías de la información y las comunicaciones a sus procesos de negocio, a fin de contribuir a su competitividad y a la mejora de su productividad, así como para la realización de proyectos y actuaciones de desarrollo de contenidos digitales por parte de las PYME. Una de ellas es la iniciativa Avanza PYME que a través de la línea de Soluciones de negocio y factura electrónica y con ayuda de los Fondos FEDER promueve la adopción de la factura electrónica en las PYMES apoyando diferentes proyectos, entre los que destaca la plataforma Fácil que se trata de una aplicación de facturación electrónica que cumple con todos los requisitos legales impuestos por la normativa en España.
Esta plataforma usa estándares aportándole más ventajas. Aunque las plantillas de las facturas son redefinibles, el sistema aporta el diseño de factura normalizada de ASIMELEC que facilita la digitalización de facturas cuando se imprimen en papel. Mediante un sencillo procedimiento el sistema codifica internamente las facturas en XML y permite su intercambio en UBL (una variante internacional de XML) y AEAT-CCI (otra variante de uso en España).

Igualmente permite exportar las facturas como ficheros PDF, lo que permite su visualización con Adobe Reader. Desde el punto de vista de la funcionalidad, la plataforma permite editar "prefacturas" y albaranes que se pueden convertir a facturas cuando sea necesario, incorporándoles la fecha y el número de serie, y firmándolas electrónicamente. Otro aspecto reseñable es que la factura puede imprimirse y conservarse en papel por el receptor sin necesidad de imprimir códigos de barras PDF-417, ya que el documento electrónico siempre estará disponible en la plataforma, y accesible gracias a su código localizador. Los usuarios identificados en la plataforma (y asociados a una o más empresas, por ejemplo, en el caso de gestorías) pueden emitir facturas electrónicas y también recibirlas. El sistema gestiona una versión del libro registro de facturas emitidas y del libro registro de facturas recibidas, si bien estas tablas sólo incluyen la información de las facturas que se gestionan a través de la plataforma y deben completarse con las que se gestionan por otros medios. En definitiva, la herramienta constituye una solución sencilla y potente, que va incorporando nuevas funcionalidades al ritmo al que lo van requiriendo sus usuarios.
Otra interesante iniciativa, ésta de carácter sectorial, es la que están cofinanciado el Ministerio de Industria y el fondo Europeo de Desarrollo Regional. Se trata de un proyecto dirigido a Pymes relacionadas con el sector de la construcción y que está siendo liderado por la empresa IFO en colaboración con Openbravo, Albania Interactiva y DyR. El proyecto, denominado IFOPYME, consiste en la implantación de un sistema de gestión ERP asociado con una plataforma de facturación electrónica que cierra las operaciones más críticas de la empresa en cuanto a gestión financiera. El proyecto piloto se llevará a cabo en 50 Pymes, de entre 10 y 50 empleados, vinculadas con el sector de la construcción y localizadas en las Comunidades Autónomas de Galicia, Andalucía, Castilla la Mancha, Extremadura y Canarias.

Más información podemos encontrar en la web Facturae, la web oficial de factura electrónica que ha sido desarrollada conjuntamente por los Ministerios de Economía y Hacienda e Industria, Turismo y Comercio. En ella, los usuarios podrán encontrar un programa de libre descarga sobre la Gestión de la Facturación Electrónica, toda la documentación y normativa así como los directorios de las empresas que reciben facturas en este formato y el de los servicios de la Administración de recepción de facturas electrónicas.