Satisfacer el Reto Legal: Una Plataforma para el Cumplimiento

(F&B, 126, feb. 2008.) En los últimos años, normativas como la Ley Sarbanes-Oxley, así como el incremento del contenido digital generado e intercambiado por las corporaciones, ha aumentado la demanda y la necesidad de contar con un sistema de gobierno corporativo que garantice el cumplimiento normativo.

Es de suma importancia para cualquier organización estar bien gestionada y que cumpla con las obligaciones de información y el ejercicio de los derechos de los accionistas en los términos establecidos por la normativa aplicable.

Aunque las políticas de gobierno corporativo y sus controles asociados varían de una organización a otra, la infraestructura general que se necesita para satisfacer los requerimientos de gobierno son similares. De hecho, las soluciones basadas en las plataformas de Gestión de Contenidos Empresariales están ayudando a muchas de las compañías líderes del mundo a acelerar su gestión de cumplimiento.

Hoy en día, las entidades financieras se enfrentan a grandes retos al cumplir con nuevas normativas como el Acuerdo Basilea II, los International Financial Reporting Standards, la Ley Sarbanes-Oxely, las legislaciones anti-blanqueo de dinero o más recientemente la nueva Directiva sobre Mercados de Instrumentos Financieros (MiFID) encaminada a dar respuesta a las demandas del mercado en cuanto a seguridad y protección de los inversores.

Ningún otro sector ha sufrido una transformación tan importante ante la necesidad de disponer información en tiempo real como el financiero. La información a tiempo y relevante es una de las ventajas competitivas más críticas que las entidades financieras pueden tener. Además, las compañías de servicios financieros son vulnerables a declaraciones falsas y al mal uso de la información, y se ha puesto un énfasis mayor en la necesidad de conocer la identidad del cliente y su perfil empresarial. La valoración de riesgo es otra característica cada vez más adoptada en las normativas financieras, especialmente en aquellas relacionadas, al blanqueo de dinero y actividades criminales o terroristas. La gestión de transacciones complejas en un modelo de riesgo requiere herramientas complejas de ECM para etiquetar y clasificar la información y estructurar y auditar los flujos de trabajo.

Gestión de Cumplimiento y ECM
Una plataforma de ECM es idónea para adaptarse a las actividades regulatorias, particularmente aquellas que están caracterizadas por el aumento explosivo de contenidos digitales en los negocios, por ejemplo, en el caso de los correos electrónicos, el crecimiento exponencial de su volumen dentro de las organizaciones lo hace un medio cada vez más difícil con el cual trabajar siguiendo las normativas. Las soluciones ECM se diferencian precisamente por su capacidad para gestionar datos desestructurados, por lo que pueden ser el soporte para desarrollar, monitorizar e informar sobre las actividades de cumplimiento basadas en esos contenidos.

Las soluciones de ECM, construidas sobre una plataforma y una estructura de datos común, son fiables y escalables. Su éxito depende de la capacidad para gestionar, preservar y hacer uso de la información. Es ineficiente depender de sistemas de correo electrónicos incontrolables y discos de redes compartidos como depósitos de información corporativa. Hacer esto puede poner a una organización en riesgo de entrar en conflictos legales o que no cumpla con las normativas de su sector y el gobierno. La Gestión de Contenidos Empresariales permite a las entidades financieras impulsar una cultura de compartir información que facilita el flujo de ésta a través de toda la organización cumpliendo con las normativas que rigen.

La clave para alcanzar el cumplimiento con los altos estándares de gobierno corporativo es asegurar que se están implementando procesos consistentes en toda la organización, que toda la información crítica está siendo gestionada, y que el equipo está completamente formado para trabajar de manera conjunta dentro de una infraestructura de cumplimiento. Aunque la tecnología por sí sola no puede satisfacer los requerimientos de cumplimiento, puede jugar un papel clave al ser integrada en los procesos adecuados en la estructura de la organización. Las plataformas ECM dan soporte al gobierno corporativo al especificar determinadas políticas y permitir a la organización implementar y controlar las actividades de cumplimiento con estas políticas.

En definitiva, las soluciones ECM proporcionan una infraestructura y aplicaciones que facilitan el cumplimiento de regulaciones como la ISO 9000, la Directiva sobre Mercados de Instrumentos Financieros (MiFID), las Normas Internacionales de Información Financiera del International Accounting Standards Board, o el Código Unificado de Buen Gobierno o Código Conthe de España, a la vez que proporcionan la funcionalidad requerida por la Ley Sarbanes-Oxley para la gestión de procesos y documentos. Una plataforma de ECM también reduce el riesgo asociado con la falta de cumplimiento al controlar la información y procesos de manera más eficiente, rentable y transparente.