Gestión óptima de la información para cumplir con las normativas oficiales

Fernando Rodríguez

El problema que tienen muchas de ellas es que sus estructuras de la información nunca se idearon para responder a los retos actuales. El tremendo volumen de información generado a través de distintos soportes, como el correo electrónico, el video o la mensajería instantánea, lleva a que muchas compañías pierdan el control sobre el almacenamiento de sus datos. A principios de 2007 IDC estimaba que a lo largo del año se enviarían diariamente 97 millones de correos electrónicos en el mundo. La consultora predecía además que el volumen del correo empresarial superaría los 5 exabytes (5.000 millones de gigabytes) durante el año.

En la actualidad cualquier dato o mensaje de correo puede ser requerido en una auditoría, por eso, tanto el sector público como las Administraciones Públicas requieren que las empresas mantengan registros de sus actividades. Aunque a priori lo más adecuado pueda parecer guardar toda la información, esa no es la mejor solución. Para que una empresa gestione de manera óptima su información cumpliendo además con la normativa legal es imprescindible establecer un marco de trabajo y unos procesos adecuados. Existen cuatro elementos esenciales que permiten a las empresas abordar con éxito esta tarea.

1. Gestión de los registros electrónicos de toda la empresa. El proceso de registro debe considerarse como un servicio automatizado para que pueda gestionarse de forma centralizada. En el caso de los archivos más antiguos, el primer paso es realizar un inventario que identifique cuánto tiempo llevan almacenados y cuánto tiempo se deben mantener. Es preciso que incluya detalles técnicos como el software con el que se ha almacenado, la encriptación o cada cuánto se hace un back-up del mismo. Es deseable además reducir el número de registros y guardar únicamente los que puedan ser requeridos en el futuro.

2.Gestionar el correo electrónico como parte de los procesos empresariales. El primer motivo de preocupación a la hora de gestionar grandes cantidades de información es el correo electrónico. Para gestionarlo es preciso crear un archivo en el que buscar un correo determinado, definir una política de gestión de correos electrónicos para reducir de forma segura el gasto en almacenamiento y finalmente archivar el contenido asociado a los correos. Así, cada correo electrónico podrá ser gestionado como un registro al que se pueda acceder si se necesita.

3. Los "descubrimientos electrónicos efectivos". Es un proceso que comprende la realización de búsquedas, la identificación de los documentos que se necesitan, cómo se administran, recopilan, revisan y presentan. El proceso no se limita a una sola petición de información en un momento determinado, sino que debe permitir que sea utilizado a lo largo del tiempo, ya sea por entidades judiciales, políticas o privadas. Se trata de un proceso que conlleva múltiples beneficios. En un contexto empresarial, estas soluciones ayudan a reducir los problemas asociados con los silos de información dispersos, las múltiples copias de información o la mala indexación de los archivos.

4. Crear fundamentos unificados para el gobierno, el riesgo y la adaptación. El software de gestión de contenidos empresariales puede servir tanto para la adaptación a todas las nuevas normativas legales como para la gestión de los riesgos. Al automatizar la mayoría de la gestión de los archivos, las organizaciones pueden gestionar de manera efectiva sus gastos. Esto supone que toda la gestión se puede realizar desde una única plataforma. Además, se trata de una aproximación más efectiva que la utilización de varias soluciones independientes que no funcionan entre sí, permitiendo que los costes de licencia y puesta en funcionamiento se distribuyan a lo largo de toda la empresa. En conclusión, estableciendo unos procesos adecuados es posible que cualquier empresa u organización optimice la gestión de su información fácilmente, mejorando su productividad y su capacidad de servicio al cliente y maximizando la seguridad además de cumplir con las normativas legales. La tecnología relacionada con la gestión de la información cuenta en la actualidad con herramientas muy potentes que permiten que las compañías sean más ágiles, tengan mayor capacidad de respuesta y puedan tomar decisiones más eficaces, permitiendo ir mucho más allá de la simple conformidad con las normativas y ofreciendo un excelente retorno de la inversión.