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Predisposición al cambio y visión integrada como fórmula de éxito

(F&B, 128, abr. 2008) La elección de un ERP debe estar avalada por un cambio de mentalidad y cultura empresarial hacia nuevas formas de trabajo en la que debe estar implicada toda la plantilla. Para la elección de la herramienta adecuada se deben examinar las distintas ofertas de proveedores de TI y valorar la implantación de la solución en otras empresas del sector.

Josep Benito

En los últimos diez años, hemos podido observar una inversión masiva —y en ocasiones descontrolada— en sistemas tecnológicos de gestión por parte de las empresas de todos los tamaños y sectores. Como resultado, algunas compañías han mostrado una notable sensación de descontento relacionada con la implantación de lo que conocemos como ERP (sistemas de planificación de recursos empresariales). Ligados en un primer momento a las grandes compañías, los sistemas ERP se fueron adentrando poco a poco entre las pymes, deseosas, por una parte, de obtener una mayor visibilidad y control sobre sus negocios y, por otra, de no perder el paso de la competencia.

Fruto de aquella burbuja impulsada por fenómenos como el efecto 2000 o el "boom" de Internet, muchas organizaciones vieron al ERP como una obligación más —y no como una opción— destinada a gestionar el activo clave de todo negocio hoy en día: la información.

La capacidad de organizar y estandarizar procesos y datos corporativos, transformándolos en información útil para ser analizados y optimizar así la toma de decisiones, es la principal ventaja resultante de implantar un sistema de gestión empresarial. Esa optimización se obtiene gracias a la integración, soporte y automatización de las diferentes áreas asociadas con los aspectos operativos de una empresa, como son finanzas y contabilidad, ventas, compras, marketing, logística o recursos humanos.

Pero, como se ha comentado, algunas compañías fracasaron en la correcta implantación de los ERPs, percibiendo, por tanto, esta tecnología como un coste y no como una inversión que mejora los parámetros de productividad. Tal sensación es fruto de diversos errores comunes.

Para que un ERP sea realmente efectivo, su implantación debe implicar, en primer lugar, un cambio de mentalidad —de cultura empresarial— por parte de todo el personal de la organización. Es decir, que tanto los directivos como los responsables financieros y el resto de profesionales de la plantilla presenten una clara predisposición al cambio hacia nuevas formas de trabajo que previamente deben haberse definido, consensuado y aceptado. La labor de concienciación e implicación de los mandos intermedios será decisiva, puesto que el ERP transformará procesos de negocio que los empleados pueden llevar realizando de la misma forma desde hace décadas. Si su actividad diaria se ve agilizada y mejorada, convencerles de las bondades del ERP será una tarea sencilla. Por el contrario, si la implantación introduce una complejidad innecesaria en sus tareas cotidianas, la resistencia al cambio puede ser muy elevada.

A esta actitud positiva ante el cambio le sigue un rediseño de los procesos de negocio existentes y la integración de los nuevos. Para ello, la compañía debe delegar su despliegue en manos de personal cualificado y con un buen conocimiento del software a implantar. Sólo así será posible disponer de una visión global e integrada de toda la empresa. Un error muy frecuente es precipitarse en la elección de la solución, no estudiar exhaustivamente la oferta de los diferentes proveedores o no dejar esta decisión en las manos del personal realmente capacitado para tomarla. Una mala elección tendrá siempre consecuencias nefastas para el negocio, ya que la inversión en el ERP se plantea generalmente a largo plazo.
Con la implantación del ERP, estaremos integrando todas las áreas de la empresa en el mismo entorno con una sola filosofía de trabajo y rediseñando, eliminando o mejorando los procesos de negocio para planificar de forma holística los recursos humanos, materiales, financieros y de información de la empresa. El ERP facilita además el uso de un lenguaje de negocio común, ya que, tras su implantación, todas las áreas del negocio manejarán la misma información integrada y podrán comunicarse perfectamente entre sí.

Frente a ese "caos" presente en los despliegues de los primeros ERPs de comienzos de la década, existen ahora soluciones a medida y de valor añadido que se ajustan a las necesidades de cada negocio, facilitando una rápida implementación del ERP a un coste razonable, sin olvidar la sencillez de uso, calidad, funcionalidades web avanzadas y una gran escalabilidad y modularidad que permita a las organizaciones crecer en el futuro. Es muy importante valorar la implantación de la solución elegida en otras empresas que operen en nuestro mismo sector y que, por tanto, presenten necesidades similares a las de nuestro negocio. La experiencia previa de éxito —tanto de la solución como del proveedor— no debe, por tanto, dejarse nunca de lado.

La selección de la alternativa tecnológica óptima para cada cliente y su puesta en marcha con flexibilidad y rapidez, a precios asequibles, son las claves para obtener no sólo grandes ventajas en cuanto a la operativa financiera, sino además esa productividad, eficacia y control de costes que propugnan las actuales herramientas ERP. Una complejidad excesiva tanto en la puesta en marcha como en la fase de ejecución provocará la frustración de los usuarios y acabará con las promesas de productividad que ofrecen los ERPs. La empresa que sepa elegir el ERP que mejor se ajuste a sus requisitos podrá adaptarse a las condiciones cambiantes del entorno, analizar el comportamiento de sus clientes para ofrecerles el servicio más adecuado y aportar innovación al mercado.

Sólo siguiendo estas pautas, la promesa del ERP —desmitificada por no haber predisposición al cambio, no contar con una visión integrada de procesos o no confiar en el partner adecuado— será vista como una inversión con retorno y no como un coste.

Finalmente, señalar que frente a soluciones parciales como pueden ser mecanismos de contabilidad, tres son los grandes definidores de un ERP completo: escalabilidad, modularidad y adaptación. Esto significa, respectivamente, que permiten controlar los actuales y futuros procesos empresariales, que su funcionalidad está dividida en módulos y que se adaptan a la idiosincrasia de cada empresa gracias a la parametrización. En definitiva, lo que un ERP debe permitir a la empresa es mejorar el control de costes, optimizar los niveles de servicio, gestionar los riesgos y adecuar las inversiones a las necesidades de su negocio.

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