Julio Olivares

En estos momentos, las entidades financieras se enfrentan a un periodo de remodelación por el que las sucursales han dejado de ser centros transaccionales para convertirse en oficinas expendedoras de productos financieros.

Aunque algunas entidades financieras eliminaron, ya hace algún tiempo, los papeles pre-impresos, las nuevas normativas y el aumento en las exigencias de los ciudadanos hacen que la resolución de la impresión física de los documentos y su generación electrónica, en múltiples entornos, se hayan convertido, ahora más que nunca, en una cuestión de vital importancia para el sector bancario.

Concretamente, la Ley 57/2007 obliga a las empresas públicas y privadas a facilitar a los ciudadanos medios de interlocución telemática, pero lo que en principio podría aumentar la complejidad puede convertirse, si se aprovechan los recursos tecnológicos existentes, en una gran oportunidad de negocio.

La tecnología documental ha experimentado importantes avances en los últimos años y permite que empresas, que manejan grandes volúmenes de información, puedan ahorrar costes derivados de la impresión física y mejorar su imagen corporativa, y los niveles de satisfacción de sus clientes, a través de la generación electrónica de sus documentos, entre otras opciones.

Nuevos tiempos, nuevos retos

Generalmente, las entidades financieras trabajan con diferentes entornos: La red de oficinas que se encarga de la generación e impresión en tiempo real de contratos, pólizas, extractos y recibos; el entorno batch o producción de alto volumen para envíos postales y comunicados por email; el portal Web de clientes desde el que se generan de forma dinámica documentos PDF personalizados para su visualización e impresión (extractos, contratos, pólizas...); y el portal Web de colaboradores externos para la consulta de informes, listados, impresión de ofertas...

Al trabajar con distintos entornos, las necesidades de los bancos se multiplican en lo que se refiere a tecnología documental. Es importante que el diseño de formularios se lleve a cabo desde una única herramienta, sea cual sea el entorno en el que se esté trabajando; además debe existir un control sobre las diferentes versiones de esos formularios que se están empleando y los objetos que los componen. Asimismo, se tienen que manejar conceptos como la creación de documentos multi-idioma, la incorporación de gráficos dinámicos en 2D y 3D, códigos de barras, gestión de cláusulas legales...

La red de oficinas requerirá un uso eficiente del ancho de banda e impresión en tiempo real sin demoras; un entorno batch necesitará producir altos volúmenes de documentos, mediante la utilización de la separación por lotes y el manejo de marcas de ensobrado; a través del portal Web de clientes se tendrán que poder visualizar documentos generados dinámicamente desde los equipos de los usuarios finales; y el de los colaboradores externos servirá para distribuirles determinada documentación de un modo totalmente vigilado.

El control de los recursos destinados a impresión, la publicación de formularios Web para su cumplimentación a través de un navegador y la digitalización de los contratos firmados por los clientes son otros requerimientos que las empresas de software documental deberán tener en cuenta para satisfacer las necesidades de la nueva oficina bancaria.

El futuro

En los años venideros la oficina bancaria experimentará una evolución de los procesos asociados a la distribución de información y, como parte de ello, un volumen superior de documentos electrónicos. Las entidades financieras no son en absoluto ajenas a este proceso. Todas ellas conocen la existencia de una gran variedad de soluciones asociadas a la producción, distribución, presentación y gestión de documentos. El aprovechamiento eficiente de todo ese ‘hardware’, asociado a un buen ‘software’, puede servirles de ayuda para optimizar la gestión de sus procesos internos y mejorar la comunicación con sus clientes.

En la oficina bancaria se acabarán utilizando equipos multi-funcionales, ya que permiten imprimir, fotocopiar, capturar como imágenes, y enviar y recibir por fax todo tipo de documentos. Su relación calidad/precio/prestaciones es excelente y en la práctica existen sobradas razones para que cualquier entidad financiera disponga ya de al menos uno.

Por otro lado, dichas empresas han descubierto, hace ya tiempo, las ventajas de la inmediatez de la distribución de documentos y han incorporado procesos que permiten la generación ‘online’ para la visualización vía Internet y la impresión remota con alta calidad, sin producir una sobrecarga en las líneas de comunicaciones. También podemos esperar que se siga avanzando en la definición de estándares que faciliten la interconexión de soluciones documentales y permitan una mayor integración con sistemas ERP y CRM.

Riesgos a solventar

Como todo camino, este no está exento de riesgos. Uno de los errores más comunes es la adquisición de equipos que presenten dificultades de integración con el parque ya existente. La gestión de compras por personal no experto o sin la correcta asesoría lleva a dolorosos errores que, habitualmente, deben ser asumidos por la organización, lo que provoca incurrir en grandes costes.

Por último, es importante señalar que no es necesario cruzar nuestras fronteras para encontrar esos productos y esa asesoría, ya que disponemos en el país de una buena oferta por parte de las consultoras nacionales e incluso de un fabricante de software documental que compite en el mercado con gran éxito tanto en España como en Europa y América.