(F&B, junio 2010).- Uno de los mayores cambios que ha experimentado la sociedad en los últimos tiempos es el despertar de una cierta conciencia ecológica. Aunque todavía queda mucho camino por recorrer, los primeros efectos del cambio climático no han dejado a nadie indiferente. Los mensajes que antes eran tachados de apocalípticos empiezan ahora a ser tomados en cuenta y no hay ciudadano o empresa que no esté adoptando ya ciertas medidas sostenibles en su quehacer diario.

La prueba de ello la encontramos en los programas de responsabilidad social corporativa anunciados por todo tipo de organizaciones, en nuevos desarrollos que han dado lugar a una vertiente tecnológica conocida como Green IT y en las políticas que muchas empresas están obligando a adoptar a sus empleados en materia de reducción de las impresiones y el consumo de papel.

En España se consumieron el pasado año más de 270.000 toneladas de papel y un porcentaje nada desdeñable de esa cantidad estuvo dedicado a la impresión y el copiado de documentos de carácter empresarial. Organizaciones de todos los sectores están recurriendo a la tecnología para reducir este tipo de hábitos, otras, ya hace algún tiempo que descubrieron las posibilidades que en este sentido les ofrecía el software documental.

La rentabilidad como consecuencia de la innovación

Julio Olivares

Una apuesta intemporal

Con el paso del tiempo y dados los buenos resultados alcanzados, la Banca ha seguido considerando a las Tecnologías de la Información un motor más de su negocio. De ahí que haya iniciado proyectos que incluían las más modernas tecnologías. La virtualización de sus servidores, la adopción de Arquitecturas Orientadas a Servicios o la apuesta por iniciativas relacionadas con el Business Intelligence son muestras evidentes de la innovación por la que ha abogado este sector.

En la mayoría de los casos, estas implementaciones no solo han supuesto una optimización de los procesos internos en las oficinas bancarias o una mejora de sus beneficios económicos, también han dado lugar a la adopción de políticas más ecológicas que han derivado en una disminución de las emisiones de CO2 a la atmósfera o en la reducción del consumo energético.

Las soluciones de software documental han sido quizá unas de las que más han contribuido a mantener la sostenibilidad en las oficinas bancarias. No solo por la eliminación de los preimpresos a la que ya me he referido anteriormente, sino por las evoluciones que ha experimentado en los últimos años y que el sector bancario ha acogido con los brazos abiertos.

Una solución global

Las entidades financieras se relacionan con sus clientes a través de documentación impresa en su red de oficinas, información enviada por correo postal a los domicilios, comunicaciones masivas por email o consultas recibidas a través del portal de Banca por Internet. En todos y cada uno de estos procesos, contar con un software documental de calidad puede marcar la diferencia, convertir a la entidad en una organización más competitiva y reducir ostensiblemente sus costes.

Si la documentación se imprime mayoritariamente en las diferentes delegaciones de una entidad bancaria, contar con un sistema de control de la impresión que pueda ser instalado a nivel local o en un servidor central, puede ser determinante para optimizar al máximo el parque de impresoras con el que cuenta la organización. A través de este tipo de aplicaciones, se podrán asignar cuotas de impresión por usuarios y departamentos, obtener informes detallados y tener así controlados todos los recursos que la organización está consumiendo en materia de hardware y suministros.

Es lógico pensar que un mayor control sobre las impresiones y copias realizadas supondrá la adopción por parte de los empleados de un consumo más responsable y como consecuencia de esto, de una reducción de los costes de impresión para la entidad financiera en cuestión.

La Banca electrónica y el almacenamiento ecológico

La Web también ofrece muchas posibilidades y las oficinas bancarias deberían aprovecharlas para incrementar su productividad. Es mucho más eficiente enviar un comunicado masivo por email que imprimir cientos de páginas, ensobrarlas, clasificarlas por lotes y mandarlas por correo postal a sus respectivos destinatarios.

La generación de documentos en tiempo real en Internet es otra de las ventajas que el software documental proporciona. Antes, un cliente tenía que acercarse a su oficina para solicitar un extracto bancario y este se le daba impreso, en el mejor de los casos, en unos cuantos minutos. Ahora, solo tiene que visitar el portal de su banco, realizar la solicitud y en pocos segundos podrá ver su extracto en la pantalla del ordenador. Todo de un modo rápido, ecológico y rentable para la organización.

Una vez que el documento ha sido generado y distribuido, las entidades financieras deben almacenarlo por si, en un futuro, fuera necesaria su recuperación. El almacenamiento ha sido y es un auténtico quebradero de cabeza para todo tipo de organizaciones, especialmente para aquellas que gestionan grandes volúmenes de documentos.

La digitalización permite reducir el espacio destinado al archivado de papel y acompañada de un software de gestión documental, hace posible una sencilla búsqueda y recuperación de toda la información almacenada. Un paso esencial para alcanzar una auténtica Banca rentable y sostenible.