Carla Cudini

La mayoría de organizaciones, empresas y entidades españolas podrían admitir que sus departamentos de compras y finanzas mantiene una relación laboral distante o poco cercana. Es poco habitual ver a las dos divisiones trabajando mano a mano por conseguir los mismos objetivos, usando una métrica común y una gestión similar. Pero a medida que la recesión económica aumenta algunas compañías líderes observan que sus departamentos cada vez más comparten responsabilidades, trabajan juntos para reducir gastos, disminuir costes transaccionales, mitigar potenciales deudas e identificar maneras creativas para ser más rentables. 

Ambos departamentos están dejando atrás viejos estereotipos, como por ejemplo que el departamento financiero ve al de compras como una mera función transaccional, a medida que encuentran áreas comunes para trabajar juntos. Por supuesto, los departamentos de compras no son capaces de reducir costes de la misma forma que lo hace el departamento financiero en áreas como reducción de personal o renegociación de la deuda. La rentabilidad de las inversiones que realiza el departamento de compras normalmente se obtiene al cuatrimestre no a la semana o semanas como ocurre con el financiero. Actualmente esta situación está cambiando a través de la colaboración entre el departamento de compras y el de finanzas y la coordinación de estrategias para reactivar las operaciones y realzar el flujo de liquidez de una empresa. 

Las metas de los dos departamentos se están alineando cada vez más. Uno de los motivos es que los directores e inversionistas de la compañía prefieren medir las inversiones como por ejemplo la rentabilidad de la inversión, el retorno de los beneficios netos y el retorno de inversión de capital. Con los resultados pueden calibrar los tipos de inversión en procesos y tecnologías que ambos departamentos pueden realizar juntos. 

Existen otros factores que han servido para aunar todavía más ambos departamentos. Los mejores ejecutivos del departamento de Finanzas se han hecho más estratégicos, mientras los líderes de los departamentos de Compras se han convertido en verdaderos compañeros y proveedores de servicios para el negocio y están adquiriendo un papel más amplio. Las dos divisiones ahora comparten objetivos comunes como la necesidad de conseguir ahorros de forma rápida, la necesidad de supervisar y de controlar factores de riesgo externos, y la necesidad de aprovechar al completo las nuevas tecnologías y procesos permitiendo mayor transparencia y oportunidades. 

Algunas compañías están considerando la colaboración entre los dos departamentos como un área potencial de servicios compartidos y de externalización, facilitando de esta forma el ahorro en los costes de compras y mejorando la gestión del capital. 

El mejor rendimiento de los servicios compartidos y la externalización, se alcanza con una primera automatización con tantos procesos de compras y finanzas como sean posibles. Esto requiere una firme colaboración entre la financiación y la adquisición. La adquisición indirecta de externalización puede centrarse en diferentes categorías individuales, tales como suministros de oficina y material informático, o áreas más extensas. 

Los departamentos de compras y finanzas pueden obtener un elevado rendimiento a través de programas que ayudan a identificar los ahorros afianzándolos posteriormente. Trabajar juntos en los ámbitos de presupuestación y planificación de la empresa es fundamental para asegurar que los ahorros identificados tengan impacto sobre los presupuestos reales. Esta colaboración en el área de compras, a menudo produce beneficios provenientes de rendimientos de ahorro más rápidamente. Así mismo, puede reducir las compras fuera de contrato, reducir el volumen de compra en general, mejorar la eficiencia operativa, gestionar el gasto y llegar a tasas de contrato más bajas. En este sentido ambos departamentos pueden así mismo crear un mayor impacto colaborando en la gestión de capital de trabajo. 

El apoyo a estos departamentos debe ser visto como un cambio positivo más que como una amenaza al status quo. Lo más importante, para maximizar el éxito de este nuevo equipo es que las compañías fijen los programas adecuados de cálculo de valor y ahorro potencial. En este sentido la tecnología y el proceso de automatización necesitan dar rápidos resultados. 

La nueva alianza debe permitir estrategias de negocio que alcancen la reducción de costes y mejoras en la gestión del capital de trabajo. La integración debe ser necesariamente considerada como un objetivo compartido dentro de la consecución de la estrategia empresarial. 

En este sentido, resulta particularmente alarmante el hecho de que una parte reducida de los Directores Financieros vean una auténtica unión entre los equipos de compras y finanzas. Esta grave disociación entre ambos departamentos, que deberían estar trabajando más estrechamente que nunca para combatir la crisis, puede acabar convirtiéndose en un verdadero problema para la compañía. 

Cuando el ciclo de recuperación financiera comience a dar sus primeros pasos, la empresa puede ver perjudicado seriamente su nivel de competitividad, mientras que las empresas que han sabido rentabilizar los potenciales de sendos departamentos y, es más, han sabido compatibilizarlos, habrán conseguido sin lugar a dudas posicionarse convenientemente en el mercado. 

La ventaja estratégica que le proporciona a la empresa la alianza entre Compras y Finanzas, no sólo se orienta a conceptos tan esenciales como pueden ser la rentabilidad, eficacia operacional, reducción de costes o la eficiencia de los múltiples procesos que conforman el suministro de la compañía, por citar algunos. El fundamento de esta asociación radica además en el establecimiento de un mayor control por parte de la compañía de todo lo que compete al informe contable, sin dejar transacción alguna fuera de los márgenes de verificación. 

A modo de resumen, podemos recoger las ideas principales que se derivan del compromiso entre los Departamentos de Compras y Finanzas. La falta de rendimiento en las áreas más complejas de la estrategia corporativa, puede ser erradicada como fórmula clave para asegurar la rentabilidad. La empresa debe trabajar para adquirir un nivel organizativo en el que los sistemas y estructuras de apoyo sean suficientes para permitir una ejecución más productiva de la estrategia común. 

Asimismo, evaluar el grado de interrelación entre los departamentos citados, puede formar un mapa seguro de las oportunidades y las amenazas a las que se enfrenta la empresa. En consecuencia, la integración de Compras y Finanzas juega un papel esencial en la capacidad que tiene la compañía de alcanzar el beneficio y el éxito de cualquier proyecto que emprenda.