 Francisco Calvache La crisis financiera fue uno de los temas estrella en 2008 y parece dispuesta a seguir copando titulares durante 2009. Sucesos que pasarán a la Historia como la crisis crediticia han demostrado la importancia de una correcta gestión de la información, desde que se comienza a tratar con ella hasta que llega al nivel ejecutivo más elevado, puesto que la crisis es principalmente de confianza —o mejor dicho, de falta de ella—.
Será necesaria una nueva legislación para recuperar dicha confianza, pero entonces ya no será una cuestión de confianza real, sino de reforzarla adecuadamente. Los buenos propósitos tendrán que dejar paso a acuerdos de colaboración renovados, tanto entre los propios bancos como entre éstos con las aseguradoras y los fondos de pensiones.
 Una de las formas en las que se materializará todo esto será a través de documentos; la documentación irrebatible será un elemento esencial para cumplir con la legislación y las regulaciones que existan y, por supuesto, tales documentos también podrán existir únicamente en formato digital. Bajo el nombre genérico de gestión documental, las soluciones técnicas y basadas en procesos están a nuestra disposición para garantizar la autenticidad y el carácter exclusivo de documentos digitales como la correspondencia, el correo electrónico o las páginas web —de hecho, el archivo de páginas web está emergiendo como nueva industria—. En otra palabras, los documentos no son sinónimo de papel, sino de información, pudiendo servir, por ejemplo, como prueba de transacciones (pagos), ofertas (como planes de arrendamiento de acciones) o acciones llevadas a cabo.
La historia reciente nos proporciona algunos buenos ejemplos de gestión documental ineficaz. Por ejemplo, el del caso acontecido a finales de 2001, cuando el contable Arthur Andersen, con 85.000 empleados e involucrado en los fraudes de Enron y WorldCom, fue pillado con las manos en la masa a medianoche. La imagen clásica era la de alguien quien, a cinco minutos de que diesen las doce, estaba intentando destruir todos los documentos incriminatorios que le fuese posible, sin darse cuenta de que los originales estaban almacenados en otra parte en formato digital. El sólo intento de destruir tales documentos desempeñó un papel fundamental en los cargos que se le imputaron.
Y es que los documentos son un factor importante en caso de fraude. Leyes como la Sarbanes-Oxley en EE.UU (también conocida como Acta de Reforma de la Contabilidad Pública de Empresas y de Protección al Inversionista) han obligado a las compañías a llevar a cabo registros de gestión desde julio de 2002. La gestión de tales registros, como parte de una gestión documental mayor, son el total de las acciones necesarias para asegurar que siempre sea posible reconstruir los hechos y saber quién hizo qué, y cuándo, con los documentos almacenados. De esta forma, es posible la supervisión.
La importancia de todo esto se demostró nuevamente con lo que parece ser el mayor caso de fraude conocido hasta la fecha. El humo todavía no se ha disipado y los responsables no han sido todavía identificados, pero ya parece probado que Bernard Madoff fue capaz de hacer recircular billones de dólares sin que sus transacciones generasen alarma alguna. No obstante, deben estar recogidas en sistemas de información basados en documentos, que aparentemente no fueron utilizados adecuadamente por parte de los organismos reguladores.
 Ejemplos como estos son solo parte de una cultura creciente, no solo en Estados Unidos sino también recientemente en la Europa Occidental. Por supuesto, todo eso comenzó mucho antes de 2008, pero la llamada de la responsabilidad legal es más fuerte incluso que la de la crisis crediticia, y estoy convencido de que tendrá continuidad en 2009; y los documentos, bien en papel o bien en formato digital, desempeñarán un papel fundamental en la consolidación de tal fiabilidad.
No obstante, existe una paradoja interesantísima en esta lucha por una mejor gestión documental, que a ciencia cierta estará siendo discutida ahora mismo en las salas de juntas de las empresas y las organizaciones. Y todo ello se debe a que estamos atravesando una época de sobreinformación. En los 80, los expertos de TI avisaron de que la cantidad total de información se estaba doblando, por aquel entonces, cada seis años. Pero hoy, en pleno siglo XXI, la cantidad disponible de información se dobla cada seis meses, en parte debido a los medios digitales. Esto no facilita precisamente la gestión documental, porque no se puede estar seguro de que la información en la que basamos una decisión no esté ya desfasada en el momento de ponerla en práctica.
 Pero como seres humanos que somos, también nos vemos afectados por los bien conocidos factores psicológicos, con estudios que demuestran que la calidad de una decisión decae a medida que las opciones disponibles aumentan. Es más fácil escoger entre tres opciones que entre diez, por lo que parece que lo mejor es no saber demasiado, pero eso entra en conflicto con la necesidad de que todo tenga que quedar registrado y pertinentemente explicado.
Podemos acceder a información en forma de documentos digitales, y las imágenes y el sonido también entran en esta definición. Por eso la gestión documental, que como hemos explicado incluye la gestión de los registros, es la clave. Esto se aplica no sólo al cumplimiento de la legislación, lo que implica la consiguiente capacidad de poder explicar lo acontecido, sino que también proporciona soporte a la toma de decisiones. Las formas modernas de gestión documental pueden ayudar a lidiar con el problema de la sobreinformación, permitiendo así que los gestores de los negocios y las organizaciones refuercen la confianza en sus decisiones en épocas de crisis. |
