Miguel Torán

Siendo una herramienta fundamental el presupuesto de Tesorería como vimos en el artículo anterior, la medición de datos de forma mensual no es adecuada para el día a día. Una variación de 15 días arriba o abajo es demasiado importante en la liquidación de intereses y por lo tanto de resultados. Pero más allá de esta causa, la razón principal es el origen de los datos del presupuesto que, como hemos visto, en la mayoría de los casos es el presupuesto económico, pero si nos fijamos en el diagrama de procesos del primer artículo de la serie (número de junio de Finanzas & Banca), observaremos que podemos disponer de la información antes de que se produzca. De hecho es fácil observar que en la empresa entran facturas de proveedores, y antes aún albaranes, e incluso antes realizamos los pedidos. Del mismo modo, y en sentido contrario, tenemos facturas a clientes y antes albaranes de entrega e incluso antes pedidos de clientes. Sabiendo esto, ¿por qué utilizar como información de partida el presupuesto económico si disponemos ya de información real?

El primer trabajo de Pablo consiste en analizar un análisis de flujos de información (casi común con la totalidad de empresas) y la antigüedad con que esos datos son válidos para contemplar en un informe de Tesorería a corto. El diagrama de flujos sería el siguiente (ver página 43).

Pablo ha optado por partir desde las facturas, ya que todavía no dispone de un sistema informatizado de tesorería, básico para cualquier pretensión mayor. Los pasos que va a dar para obtener una buena previsión de tesorería, son los siguientes:

• Agrupar todas las facturas emitidas y recibidas por fecha de vencimiento.
• Aplicarles una ley estadística que añada el float financiero por retraso y el float financiero por negociación de documentos. Con ello conseguirá tener previsiones en fecha de valor. La ley estadística la ha obtenido comparando las fechas de las facturas y la fecha de valor bancaria del cobro.
• Mantener y corregir en su caso el resto de previsiones del presupuesto, ya que nadie contabiliza a futuro salarios, seguros sociales, alquileres y gastos generales, y todas los vencimientos financieros de inversión/financiación.

Para aplicar las valoraciones previamente ha realizado una estadística que le proporciona el volumen de operaciones por tipo de documento. Es decir, qué porcentaje de ellos son cheques y cuántos de distinto banco, transferencias, pagarés, letras, domiciliaciones…. Hay que tener en cuenta que cada operación tiene su regla de valoración.

La siguiente problemática consiste en saber cuál es el horizonte temporal en el que es válido este método. Hemos visto en el ejemplo que las condiciones establecidas eran 90 días de crédito a clientes y 30 días de crédito con proveedores. Por lo tanto este será el horizonte temporal válido. Pablo lo intentará ampliar más adelante incorporando los pedidos a proveedores en vez de las facturas, e incluso se está pensando la posibilidad de hacer una regla porcentual para el cálculo de las compras a 60 y 90 días (compras = 72 % de las ventas), ya que, al estar en marcha el procedimiento de compras, éstas se realizan de forma automática, pero por el momento prefiere esperar. Con estos datos elabora el siguiente presupuesto de tesorería:
Este es uno de los muchos formatos a aplicar. No es ideal hacerlo por semanas, pero Pablo sabe que sin informatizar el área de tesorería, pretender realizarlo diario es prácticamente imposible.

Expliquemos el contenido porque difiere ligeramente del presupuesto:
Se han desplazado los cobros y pagos a su semana correcta. Ello ha conllevado que la financiación sea mucho menor de lo presupuestado porque los pagos se realizan más tarde que lo que el presupuesto marcaba. En consecuencia bajan los gastos financieros a pagar el mes siguiente.

El contenido es el que le interesaba a Pablo: Divide el periodo que comienza en semanas, conservando el presupuesto inicial para comprender por qué se producen las desviaciones. Con ello puede tomar decisiones como la de obtener un ratio para el cálculo correcto de los costes financieros mensuales, por ejemplo. Incorpora los dos siguientes meses pero va incorporando las facturas de contabilidad. En el caso de proveedores, las cifras de febrero y marzo provienen del presupuesto económico revisado, ya que al pagar a proveedores a 30 días, no disponemos todavía de los suficientes documentos contables. Mantiene además las cifras medias del siguiente trimestre para ver la evolución.

Como indicábamos esto es un ejemplo. Las previsiones de Tesorería pueden mantener una estructura libre en cuanto a número de conceptos y periodos. Lo bonito sería incluir más detalle en las partidas incluyendo arrendamientos, reparaciones, servicios…. Pero lo práctico es hacerlo lo más resumido posible para que su creación, revisión y seguimiento sea posible.

Actividad diaria sobre previsiones.

En el día a día hay que alimentar al sistema con los movimientos que se produzcan. Esto se hace capturando los movimientos registrados en banco que podemos recuperar mediante un fichero Norma 43 de la AEB que los bancos nos permiten capturar (Más adelante veremos cómo). Una vez recuperados debemos analizar las distintas casuísticas que se pueden producir.

• Los movimientos estaban previstos. Basta en este caso con ir descontando de las previsiones lo realizado y dejar aparte lo pendiente.
• Los movimientos no estaban previstos por un fallo de previsión. En este caso hay que integrarlos, ver qué incidencia tendrá en la tesorería a corto y corregir saldos y previsiones para reencontrar el equilibrio. Tomar medidas para que no se vuelva a producir
• Los movimientos no estaban previstos porque eran imprevisibles. El caso de los impagados. Iniciar rápidamente el proceso de recobro (el tiempo de reacción es fundamental), actuar como en el punto anterior. Por cierto, a nuestro entender encontrarse con un impagado no previsto con un porcentaje en previsiones es un fallo de previsión.
• Es un error del banco o un cargo erróneo. Reclamar inmediatamente. Vigilar que se produzca el retroceso y que se haga en la fecha de valor aplicada en el cargo inicial, ya que si no se podría producir un descubierto injusto y sus comisiones y gastos correspondientes

Seguimiento de desviaciones.

Las desviaciones en presupuesto son en la mayoría de los casos motivadas por la desviación en los cálculos iniciales, pero una desviación en las previsiones de tesorería indican que algo está funcionando mal (o bien en algunos casos).

Si no se cumplen las previsiones de cobro es que el ratio de periodo medio de cobro se está disparando. Si se producen más impagados de lo normal hay que empezar a preocuparse, puede ser un indicativo de que algo no funciona en el departamento comercial o que empieza a haber una tendencia negativa en el mercado por motivos económicos.

Si se producen desviaciones en los gastos financieros, pero se ha cumplido la posición de financiación prevista es que estamos manteniendo cuentas con saldos positivos y otras con saldos negativos, con lo que la compensación de liquidación de intereses es negativa al ser mayor el coste de la financiación que el beneficio de la inversión.

En definitiva, hay muchos tipos de desviaciones y todas tienen un motivo concreto. Si aplicamos todo lo que aprendamos a partir de este momento, irán desapareciendo poco a poco. Muchas de ellas se producen por desorganización.

La norma 43. La gran desconocida.

Hoy en día podemos comprobar los movimientos que se están produciendo en los bancos gracias a la evolución de las bancas electrónicas. Pero para muchas empresas es desconocida la norma 43.

La norma 43 es un extracto bancario normalizado que se editó por primera vez en mayo de 1982 a instancias de la recomendación hecha por el Consejo Superior Bancario en su circular 12/82 de ese mismo año. Posteriormente sufrió diversas modificaciones que la han llevado a su actual estructura, que en resumen permitieron que las entidades y las empresas pudieran convenir información anexa a incluir en los ficheros. Lo que diferencia a la información contenida en la norma 43, es que puede incluir hasta 5 líneas complementarias de información sobre el origen del movimiento, que no vemos en el extracto. Las empresas reciben esa información posteriormente en papel, sin saber que cuentan con esa información desde el primer día.

Pero independientemente de que se puede mejorar en la calidad de información, el hecho de que exista un fichero normalizado que nos podemos descargar, va a facilitar mucho el estudio de los movimientos realizados y su origen, y en consecuencia, el seguimiento de las operaciones realizadas. Y si lo informatizamos bien, podríamos hasta ganar un tiempo enorme por la contabilización automática de muchos movimientos bancarios.

Si no tienen posibilidad de leer estos ficheros, les recomiendo se pongan en contacto con la empresa Professional Answer (http://www.respuestaprofesional.com) ya que entre su oferta de sistemas financieros cuentan con un módulo denominado PA extractos que les permite la lectura de los ficheros N43, conocer la posición a nivel banco, empresa o grupo, la confección del mapa bancario, el seguimiento de las liquidaciones de interés y el negocio bancario entre otras cosas a partir de 25 euros /mes.

Conclusión

Queremos concluir esta serie de tres artículos con una serie de auto preguntas para que ustedes se autoevalúen en la necesidad de definir un sistema de control de Tesorería:

• ¿Nunca se producen descubiertos en cuenta corriente?
• ¿Conoce con bastante aproximación cuáles van a ser su saldos bancarios y los costes bancarios asociados del próximo mes?
• ¿Conoce cuál va a ser su disponible en las líneas de financiación en los próximos tres meses?
• ¿Conoce cuál va a ser el coste de esa financiación o, en su caso, qué puntas de tesorería va a disponer en los próximos tres meses?
• ¿Está seguro de que no puede recortar sus trámites comerciales y administrativos para recortar el float comercial y financiero de su empresa?
• ¿Conoce su balance banco-empresa?

Si la mayoría de sus respuestas es no, y esto le preocupa, necesita especializar a alguien de su departamento en gestión de Tesorería, por no hablar de la necesidad de contar con un sistema de Tesorería especializado.

Si su respuesta es sí, felicidades, sólo me queda agradecerle la lectura de estos artículos esperando haberles aportado algunas ideas nuevas.