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¿Hay conciencia sobre el riesgo de la hoja de cálculo?

Escrito por Tatiana Díez Lobo. PRIMAL MANAGEMENT SOLUTIONS

(F&B, 128, abr. 2008). Las Normas Internacionales de Información Financiera y la ley SOX han introducido nuevas exigencias en la información financiera y otros modelos de reporting para los que la tradicional hoja de cálculo no es suficiente.

Tatiana Díez Lobo

La nueva visión empresarial se está viendo afectada por nuevas normativas que incluyen una serie de aspectos estructurales y rígidos. La aparición de la Nueva Normativa Internacional (NIIF), asigna a la práctica interdisciplinar de la contabilidad mucha más relevancia a la hora de elaborar información financiera. La idea que emerge de la aplicación del marco conceptual en el entorno de las NIIF es elaborar una información financiera útil, lógica, comparable, y fiable, además de añadir una complejidad sin parangón, y la aplicación de distintas técnicas estadísticas, econométricas, macroeconómicas y de simulación, basadas en modelos matemáticos de optimización, simulación o la teoría de los juegos.

La contabilidad ya no se limita a la técnica de registrar asientos sino que se convierte en una práctica en la que se va a hacer uso de matemáticas financieras, cálculos de ROI, de TIR, etc. El responsable financiero debe manejar sistemas capaces de elaborar distintos escenarios y con distintas opciones y debe ser capaz de obtener la información en tiempo real para realizar un análisis sobre la mejor opción.

Ante esta realidad evidente y compleja, las empresas pueden actuar de dos maneras:

> Por el camino de la conformidad a través de Hojas de Cálculo
> O bien, por el camino de la innovación a través del uso de las Tecnologías de la Información

La conformidad
Las hojas de cálculo son un camino basado en la costumbre y en la comodidad del usuario que resuelven de una manera fácil y eficaz problemas más o menos complejos y desarrollan modelos contables, de información consolidada o de Cuadro de Mando.

Sin embargo, las Hojas de Cálculo presentan dificultades a la hora de validar, verificar y mantener modelos de gran tamaño o modelos cuyos cambios sean persistentes. Asimismo, no proporcionan la seguridad a la que está llamada la integridad y consistencia de la información. No permiten el seguimiento desde el dato de origen al output final traducido al lenguaje contable, ni tampoco permiten una pista de auditoría integral al usuario de la información.

En orden a conseguir la conformidad con la ley SOX, el gestor debe asegurarse de que la información financiera sea consistente y de que garantice la fiabilidad ante los cambios que puedan producirse. La sección 404 de esta ley establece una nueva categoría de Reporting Financiero, la "Compliance Reporting" que requiere una documentación extensa. Este informe será validado siempre y cuando se use una herramienta que cubra todo el ciclo de información y tenga diseñados una serie de documentos que garanticen el control interno y el cumplimiento de los datos de toda la empresa.

Si la empresa realiza el Reporting Financiero con la Hoja de Cálculo se pone directamente en peligro el control interno requerido por la ley SOX, al no garantizar la consistencia y la integridad de la información, debido a que el diseño de controles en una Hoja de Cálculo carece de efectividad y lo más importante, tampoco la Hoja de Cálculo garantiza el dato único.

La innovación
Ante estas perspectivas, existe otro camino: disponer de herramientas adecuadas que garanticen la consecución de los objetivos marcados por la Función Financiera. Es la inversión en Tecnologías de Información utilizando herramientas capaces de manejar grandes volúmenes de información e integrarlos en una plataforma única, de asegurar el cumplimiento de la ley SOX en el Reporting Financiero y de poner en marcha no solamente una cultura de control interno y de gestión de riesgos y procesos, sino también, paralelamente, otra de rendimiento compleja y eficiente.

El uso de un Sistema de Información debe dar respuesta a la Dirección sobre los hechos actuales y futuros, manejar información real y presupuestaria, y permitir modelar situaciones para la toma de decisiones en función de algunas variables... La información debe ser clara y precisa en su forma y en su contenido, aportar valor a la cadena de información financiera, y no contener errores al objeto de eliminar la incertidumbre y generar confianza. Debe ser flexible y escalable para poder adaptarse a nuevos tipos de reporting, a nuevos mercados o a nuevas legislaciones. A su vez, debe ser una información con capacidad para ser auditada y analizada, desde cualquier departamento y que además permita su difusión inmediata y selectiva, según el receptor al que vaya dirigida.

Como conclusión, ante las dos alternativas propuestas, es preciso tener en cuenta que el uso de las Hojas de Cálculo entraña riesgos, en algunos casos conocidos y que además puede atentar contra las medidas de control interno propuestas internamente y/o inducidas por la ley SOX, hoy solamente válida para las sociedades que cotizan en la bolsa neoyorquina, pero que nadie puede negar que serán una exigencia a incorporar a corto plazo.

Lo que sí parece claro es que la Hoja de Cálculo no debe en ningún caso ser la herramienta Corporativa de Información, para ello hay que contar con el uso de las Tecnologías de la Información (TIC).

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